Jednym z najistotniejszych powinności pracodawcy, powstającym z art. 94 pkt 9a KP, jest tworzenie dokumentacji, związanej z zatrudnieniem i kartoteką osobową pracowników. Oznacza to, że każdy pracodawca, niezależnie od specyfikacji prawnej utrzymywanej działalności oraz liczby zatrudnionych pracowników, rozpoczyna oraz nadzoruje, odrębnie dla każdego pracownika, akta osobowe.
Szczegółowe reguły koordynowania dokumentacji zatrudnionych opisane zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.96r. w sprawie zakresu koordynowania akt w sytuacjach związanych ze stosunkiem pracy i metodami koordynowanie akt osobowych zatrudnionego (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.).
Pracodawca tworzy oraz nadzoruje odrębnie dla każdego pracownika dokumenty osobowe, złożone z trzech części:
• A – zawiera akta przechowywane w powiązaniu z ubieganiem się o zatrudnienie
• B – zawiera akta dotyczące powstania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia
• C – znajdują się dokumenty powiązane z zakończeniem zatrudnienia danej osoby
Część A - dokumenty składowane w powiązaniu ze staraniem się o zatrudnienie, jest to tak zwany katalog informacji osobowych.
Dokumenty, których zatrudniający może żądać od osoby starającej się o zatrudnienie, są sprecyzowane w Rozporządzeniu z dnia 28 maja 1996 r. w kwestii obszaru prowadzenia dokumentów w kwestiach powiązanych z zatrudnieniem i sposobu nadzorowania akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.), a są to:
• świadectwa zatrudnienia z byłych miejsc zatrudnienia albo inne akta potwierdzające etapy zatrudnienia,
• akty zaświadczające o umiejętnościach zawodowych, wymagane do wykonywania konkretnej pracy,
• uzupełniony formularz osobowy dla kandydata ubiegającego się o zatrudnienie,
• świadectwo lekarskie zaświadczające o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku,
• inne akta jeśli obowiązek ich przedłożenia wynika z odmiennych przepisów.
Osoba ubiegająca się o zatrudnienie ma możliwość ponadto przedstawić z własnej inicjatywy inne akta, tj. świadectwa oraz certyfikaty poświadczające jej kompetencje oraz umiejętności zawodowe, zaświadczenia z różnych jednostek administracyjnych, książeczkę wojskową itp.
Nie wolno zapominać, iż zatrudniający przechowuje w aktach osobowych pracownika tylko duplikaty albo odpisy przedstawianych aktów. Pierwowzorów należy chcieć tylko do wglądu albo w celu sporządzenia kopii albo odpisu.
Część B – dokumenty dotyczące wywiązania stosunku pracy.
Po skończeniu procesu naboru, zatrudniający ma możliwość żądać, od osoby już przyjętej, przedstawienia, oprócz danych, które uzyskał podczas starania się o pracę, także innych danych. Podstawą jest art. 221 § 2 KP. Podstawowym dokumentem, jaki sporządza zatrudniający, gdy zaweźmie decyzję o przyjęciu pracownika jest umowa o pracę. Jeśli dodatkowo opisał zatrudnionemu obszar jego obowiązków, to trzeba go także przetrzymywać w tej części dokumentów osobowych. W tym miejscu powinny się również pojawić:
• zaświadczenie o odbyciu wymaganego przeszkolenia BHP,
• potwierdzenie pracownika z prośbą o przelewanie wypłaty na konto bankowe,
• potwierdzenie pracownika – rodzica o konieczności lub braku konieczności wykorzystywania praw macierzyńskich czy ojcowskich, prawach pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4, prawach pracownika , pod którego troską pozostaje dziecko do lat 14,
• PIT-2,
• oświadczenie dotyczące podniesionych kwot osiągnięcia wpływów,
• informacja dotycząca równego odnoszenia się do siebie,
• oświadczenie medyczne związane z badaniami okresowymi i weryfikacyjnymi,
• deklaracja o niemożliwości pracy u konkurencji, o ile była zawarta,
• formalne poświadczenie zapoznania się pracownika z treścią przepisów i zasad BHP, treścią regulaminu pracy, zakresem danych objętych tajemnicą służbową, informacją pracowniczą,
• kwestionariusz osobowy dla pracownika,
• dokumenty związane z powierzeniem mienia zatrudnionemu, podwyższaniem kwalifikacji pracowniczych, nagrodami-karami porządkowymi, obniżonym formatem czasu pracy lub odrębnym rozłożeniem czasu pracy.
Mogą tu także odnaleźć się pisma dotyczące udzielenia zatrudnionemu urlopu wychowawczego lub bezpłatnego.
Tak jak w poprzedzającej części dokumentów osobowych – tak też tutaj – zgromadzone akta muszą być usystematyzowane chronologicznie i ponumerowane.
Część C – dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia, tj.:
• duplikat wydanego świadectwa pracy,
• deklarację o wymówieniu lub rozwiązaniu umowy o pracę za zgodą obu stron,
• druk wyrejestrowania z ubezpieczeń ZWUA.