Lista płac stanowi dokument księgowy potwierdzający naliczenie wynagrodzenia dla zatrudnionych wraz ze wszystkimi uiszczonymi obowiązkowymi składkami finansowanymi zarówno przez pracownika, jak i przez pracodawcę. Należycie sporządzona lista płac upraszcza poprawne wypełnienie deklaracji dla ZUS-u lub urzędu skarbowego.
Do sporządzenia listy płac potrzebne nam są inne dokumenty takie jak: umowa o pracę, rejestr czasu pracy, informacja o przydzielonych składnikach dodatkowych. Prawidłowo sporządzona lista płac powinna zawierać następuje elementy:
- nazwę firmy zatrudniającej pracownika,
- miesiąc i rok, którego dotyczy,
- dzień każdego miesiąca, w którym ustala się wypłatę honorarium - ma on znaczący wpływ na wyznaczenie dokładnej daty rozliczenia składek ZUS a także podatku,
- datę sporządzenia listy płac,
- oznaczenie listy płac (może to być numer np. lista płac nr 5/2011 albo opis słowny np. lista płac Administracja maj 2011 r.), podpisy osób przygotowujących listę płac, wszystkie składniki wynagrodzeń, naliczenia składek i podatku a także wszelkich innych potrąceń - na liście płac powinny być wyliczone wszystkie składniki wynagrodzenia (nie zaleca się, by na liście płac umieszczać wyłącznie sumę wynagrodzenia w tzw. kwocie brutto),
- zatrudniony winien na liście płac oprócz podpisu zamieścić również datę podjęcia wynagrodzenia gdy pobiera je osobiście. Pracodawca ma możliwość w ten sposób ochronić się przed ewentualnymi konfliktami, które dotyczą przestrzegania terminu wypłat wynagrodzeń.
Do rozliczania umów cywilnoprawnych nie stosuje się listy płac. Umowy takie winny być rozliczane na odrębnej liście wypłat. Powinniśmy mieć na uwadze, że w chwili kontroli, PIP może zakwestionować rozliczanie umów cywilnoprawnych umieszczonych razem na liście z wynagrodzeniami ze stosunku pracy.