Delegacją są wszelakiego rodzaju zobowiązania finansowe, które przysługują pracownikowi, który wysyłany jest w podróż służbową poza miejsce swojej pracy. Delegacje możemy podzielić na:
• Zagraniczne,
• Krajowe
Prawo mówi również o tzw. jazdach lokalnych, które mogą być wyrobione w obszarze miejscowości, w której wykonywane jest świadczenie pracy albo na obszarze stałego miejsca pracy. Jednak taki typ wyjazdów nie uprawnia zatrudnionego do otrzymania delegacji.
W ramach świadczeń, które otrzymać może zatrudniony z racji delegacji, przyznawane są:
• Diety – świadczenie pieniężne powiązane z większymi potrzebami w czasie podróży służbowej,
• Zwrot kosztów – przejazdu, zakwaterowania, wyżywienia
W najlepszej sytuacji jest pracownik zatrudniony na umowę o pracę. Wszelkie kwestie związane z wyjazdem służbowym, ustalane są w niniejszym przypadku przez kodeks pracy. Diety nie powinny być mniejsze, niż uwzględnione w ustawie. Mogą być za to wyższe.
Niestety nie dzieje się tak w przypadku osób przyjętych do pracy na umowę o dzieło bądź zlecenie. Sprawy związane z delegacjami nie regulują normy prawa pracy, a jedynie umowa lub aneks do umowy zawieranej z zatrudniającym. Dlatego też wysokość świadczeń pieniężnych może być niższa, niż przewidziana przez kodeks pracy. Tacy zatrudnieni, szczególnie - często wyjeżdżający swoimi pojazdami, mogą także rozliczać się z zatrudniającym na zasadzie ryczałtu, w którym wysokość świadczeń pieniężnych za wyjazdy jest stała, niezależna od przebytych kilometrów.
Podstawą do uznania podróży jako delegacji, stanie się w powyższych sytuacjach uszczegółowienie miejsca pracy pracownika. Wszystkie wyjazdy za wyżej wymienione miejsce, uwzględnione winny być jako delegacje służbowe.
Od powyższej reguły, są dwa wyjątki. Pierwszy – gdy osobą, udającą się w delegację, jest przedsiębiorca, prowadzący działalność gospodarczą. W tym przypadku nie posiada on nad sobą osoby, która mogłaby ustalać oraz koordynować kwestie związane z podróżą. Dlatego też, wszelkie podróże służbowe liczone są w koszt prowadzenia działalności gospodarczej.
Drugim wyjątkiem natomiast jest sytuacja, w której do czynienia mamy z pracą kierowcy albo przedstawiciela handlowego, których etat z założenia polega na częstych wyjazdach za siedzibę firmy. W niniejszych sytuacjach pracodawcy posiadają możliwość ujęcia w umowie miejsca pracy bardzo szeroko na przykład „cała Polska”, „Unia Europejska” albo nazwa województwa. Taki typ zapisu uwalnia ich tym samym z konieczności świadczenia na rzecz zatrudnionego dodatkowych korzyści materialnych związanych z wyjazdami.