Proces przyjęcia magazynowego i wydania magazynowego wymaga korzystania z odpowiedniej dokumentacji. Jak więc powinny wyglądać poprawnie sporządzone dokumenty magazynowe?
Wszystkie zmiany w magazynie urzeczywistniane są za pomocą dokumentów:
- Wydania zewnętrznego - dokument Wz
- Zmiany lokalizacji - dokument Zl
- Przyjęcia zewnętrznego - dokument Pz
- Przychodu wewnętrznego - dokument Pw
- Rozchodu wewnętrznego - dokument Rw
Wydanie magazynowe
Wydanie towaru powinno być stosownie udokumentowane. W tym celu sporządza się dokument Wz. Powinien on posiadać takie informacje jak:
- jednostkę miary
- podpis osoby zatwierdzającej dokumentacja
- cenę jednostkową
- unikalny numer dokumentu
- datę wystawienia dokumentu oraz datę wydania towaru
- podpis osoby odbierającej towar
- ilość
- podpis osoby wydającej towar
- dane firmy wydającej towar z magazynu i dane osoby/firmy, której towar jest wydawany
- łączną wartość towaru
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
Przyjęcie magazynowe
Przyjęcie magazynowe rejestruje się poprzez wystawienie dokumentu Pz. Powinien on posiadać takie dane jak:
- jednostkę miary
- datę sporządzenia dokumentu i datę przyjęcia towaru na magazynowa
- co to za towar
- bieżący nr dokumentu
- jaka jest łączna wartość przyjętego towaru
- jaka jest cena jednostkowa towaru
- dane firmy przyjmującej na magazyn i dane osoby/firmy dostarczającej towar
- podpis osoby zatwierdzającej dokumentację
- przeznaczenie towaru
- podpis osoby przyjmującej towar
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
- podpis osoby dostarczającej towar
- pochodzenie towaru
- ile towaru dostarczono i ile towaru przyjęto
Inne w/w dokumenty służą do kontroli wewnętrznej magazynu. Przedstawiają zmiany lokalizacji towarów i zmiany ilościowe towarów po ewentualnym ich przerobieniu.