Co dzień stykamy się z definicją „dokument”, jednakże niecałkowicie jesteśmy świadomi tego, co się kryje za powyższym sformułowaniem. „Dokumentem” jest dla nas istotna umowa, nasz dowód osobisty czy wydrukowany e-mail, którego żąda szef. Szukanie określenia tego hasła też nie jest proste – w polskim ustawodawstwie nie występuje jego powszechna definicja. Prawodawstwo administracyjne pomaga nam troszeczkę, odróżniając dokumenty osobiste od dokumentów biurowych. Bardzo trudno jednak ustalić faktycznie, co kryje się za tymi pojęciami. Tu z poradą przybywa nam intuicja, gdyż to właśnie intuicyjnie zdołamy rozróżnić rodzaj i formę danego „dokumentu”. Dlatego dokumentami będą dla nas: akty notarialne, umowy, istotne teksty, mające charakter oficjalny, paszporty, istotne e-maile, akty prawne, świadectwa skończenia szkoły, nasze dowody tożsamości,świadectwa pracy i in..
Rozumiejąc z grubsza co to dokument, można pokusić się o spostrzeżenie, że wiele z nich damy radę napisać samodzielnie (na przykład umowy podnajmu albo też wynajmu mieszkania, formalne e-maile). By dokumenty te nie odchodziły od odgórnie uznanego zwyczaju, z reguły wykorzystywane są szablony dokumentów. Upraszczają one zwłaszcza wypisywanie dużej ilości umów i dokumentów cyklicznych. Wzorcem jest typowy schemat, coś z góry uznanego, co ułatwia w znacznym stopniu pracę ze znaczną ilością jednakowych papierów. Przypuśćmy, że księgowa, która ma do stworzenia dwieście umów, jeśli by pisała je pojedynczo, nie dałaby rady ukończyć tego robić przez następny miesiąc. Ale może ona wykorzystać szablon i ułatwić swoja pracę. W takim przypadku wpisuje jedynie najbardziej istotne informacje w pierwotnie stworzone pola edycji. Ze skontrolowaniem praca zajmie jej trzy dni robocze.
Żeby ułatwić pracę należy równie dobrze wykorzystać wzory umów, które są przypisane do określonego zdarzenia. Potocznie trzeba określić je jako szablony tematyczne, odnoszące się do faktycznego przedmiotu. Dlatego na przykład jeśli chcemy wystawić umowę najmu, mamy sposobność skorzystać ze specjalnego szablonu – wzorca umowy najmu. Powyższe postępowanie skraca czas pracy, który konieczny byłby do stworzenia całej umowy od początku.
Morał jest oczywisty – w erze oszczędności czasu pracy, należy ułatwiać sobie żywot, korzystając z wszelakiego rodzaju ulepszeń, jakie oddaje nam współczesna technologia.