Każdy przedsiębiorca, prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek przechowywania dokumentacji firmowej. Nienależyte wywiązywanie się z tego zobowiązania grozi poważnymi sankcjami karnymi. Co trzeba więc przechowywać i jak długo?
W zależności od zawartych w niej danych, dokumentację firmową należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Z tego względu dokumentację można podzielić na 3 grupy. Są to dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS i dokumenty kadrowe.
Dokumenty ZUS
Ze względu na rodzaj dokumentacji ZUS-owskiej, dzieli się ją na trzy grupy o zróżnicowanym obowiązku przechowywania i tak:
- Dokumenty zgłoszeniowe – czyli mające związek z rejestracją płatnika składek w ZUS ( ZUS ZPA, ZUS ZFA) - powinno się archiwizować przez cały okres prowadzenia przedsiębiorstwa, ponieważ ZUS może je sprawdzić nawet po pięćdziesięciu latach od ich sporządzenia.
- Dokumenty płatnicze – uwierzytelniające wszystkie uiszczone składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - muszą być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych i/ lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień do emerytury.
- Dokumenty rozliczeniowe – czyli wszystkie dokumenty uwierzytelniające wysokość należnych składek – powinno się je archiwizować przez okres 10 lat od daty przekazania ich do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (też te przesłane drogą elektroniczną)
Dokumenty kadrowe
Dokumentację pracowniczą, w tym także dotyczącą wynagrodzenia za pracę, okresów zatrudnienia, danych osobowych, archiwizuje się przez pięćdziesiąt lat od zakończenia przez pracownika pracy u danego płatnika.
Dokumenty podatkowe
Zgodnie z Ustawą o rachunkowości oraz w myśl art. 86 Ordynacji podatkowej, dokumenty podatkowe trzeba przechowywać przez okres pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym skończył się czas płatności podatku.
Mianem dokumentów podatkowych określa się dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym, wszystkie kopie i oryginały faktur VAT, księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty , jak również wszystkie kopie wystawionych rachunków – tyczy się to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy mają obowiązek ich żądania.]