Dokumenty firmowe są najważniejszym elementem w prowadzeniu księgowości. Tworząc ją trzeba kierować się nie tylko narzuconymi normami, ale również wytycznymi ustaw i rozporządzeń. W jaki sposób konstruować pisma urzędowe i dokumenty sprzedażowe?
Faktury
Obowiązujące prawo podatkowe dopuszcza możliwość sporządzania sześciu rodzajów faktur:
- faktury pro forma (przedwstępnej)
- faktury końcowej (rozliczeniowej)
- faktury VAT
- faktury RR (wystawianej przez nabywców produktów rolnych od rolników ryczałtowych)
- faktury zaliczkowej
- faktury korygującej
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
- imiona i nazwiska lub nazwy lub nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy
- jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów bądź rodzajów wykonanych usług
- sumę wartości sprzedaży netto towarów bądź wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz nie podlegającym opodatkowaniu
- cenę jednostkową towaru bądź usługi bez kwoty podatku
- wartość towarów bądź wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż bez wartości podatku
- stawki podatku
- nazwę towaru bądź usługi
- dzień, miesiąc i rok lub miesiąc i rok sprzedaży oraz datę wystawienia i nr porządkowy faktury wraz z jej typem
- wartość sprzedaży towarów bądź wykonanych usług wraz z kwota podatku, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku bądź zwolnionych od podatku lub niepodlegających opodatkowaniu
- kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie
- Numer Identyfikacji Podatkowej nabywcy i sprzedawcy
Pisma oficjalne
Wszelkie pisma oficjalne, tworzone przez przedsiębiorstwo, oprócz odpowiedniej budowy językowej, zawierać powinny też wszelkie informacje, służące do identyfikacji danej firmy i osoby tworzącej pismo, tj.:
- nazwę oraz adres firmy
- informację do kogo dane pismo jest kierowane
- telefon kontaktowy
- podpis oraz stanowisko osoby wystawiającej pismo
- opcjonalnie w pismach kierowanych do instytucji państwowych numer NIP, REGON