Zgodnie z art. 22 d. ust.2. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i stosownie art.16 d . ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, płatnik ma obowiązek prowadzenia zestawienia środków trwałych. Składniki majątku wprowadza się do wyżej wymienionej ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do stosowania. Dalszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego.
Organ legislacyjny nie uznał jednego nakazanego przepisami szablonu ewidencji środków trwałych. Jakkolwiek powinna ona zawierać informacje potrzebne do obliczenia wartości odpisów amortyzacyjnych dla celów skarbowych. Co ważne, że w odniesieniu do środków trwałych o niskiej wartości, tj. takich, których wartość początkowa nie przekracza 3500zł, płatnik może nie wprowadzać ich do zestawieniu środków trwałych, przy czym w tym wypadku nakłady pieniężne poniesione na ich zakup składają się na wartość zdobycia przychodów w miesiącu przekazania ich do stosowania.
Wartość początkowa środka trwałego
Sposób uściślania wartości początkowej, według której środki trwałe określane są w zestawieniu, jest różny w zależności od tego, jaką metodąnastąpiło zakup (art.22g. updof; art.16g. updop).
I tak za wartość początkową uważa się w przypadku:
- wyprodukowania we własnym zakresie - kwota wytworzenia,
- uzyskania w związku z likwidacją osoby prawnej - określoną przez podatnika wartość poszczególnych środków trwałych nie wyższą od ich wartości rynkowej,
- zakupu - cenę nabycia, a w razie częściowo płatnego uzyskania - cenę nabycia powiększoną o wartość przychodu będącego różnicą między wartością rynkową z dnia nabycia zapłaconą ceną,
- uzyskania w postaci aportu wniesionego do spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej - określoną przez wspólników na dzień wniesienia wartość poszczególnych środków trwałych nie wyższą od ich wartości na rynku z dnia wniesienia,
- otrzymania w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób- wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa określa tę wartość w niższej wysokości.
Jeżeli nie jest możliwe określenie ceny sprzedaży, należy wytyczyć w inny sposób jej wartość godziwą, czyli kwotę, za jaką dany element aktywów mógłby zostać zastąpiony, a zobowiązanie rozliczone na warunkach transakcji rynkowej, pomiędzy zainteresowanymi i dobrze poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami.
Cena nabycia
Za cenę nabycia uważa się – zgodnie z art.22 g. ust.3 updof (art.16 g. ust.3 updof ) - cenę należną zbywcy powiększoną o koszty związane z kupnem naliczone do dnia przekazania środka do stosowania: w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, pomniejszoną o należny podatek od towarów i usług (VAT nie podlegający odliczeniu powiększa wartość początkową środka trwałego). W wypadku importu cena nabycia zawiera cło i podatek akcyzowy od importu elementów majątku.
W wypadku, gdy nie można sprecyzować ceny nabycia przed dniem założenia ewidencji, wartość początkową tych środków przyjmuje się w wartości wynikającej z wyceny zrobionej przez płatnika, z włączeniem cen rynkowych środków trwałych z ostatniego miesiąca kalendarzowego roku poprzedzającego rok założenia rejestru.
Koszt wytworzenia
Tymczasem za cenę wytworzenia (art.22g. ust.4 updof / art.16g. ust.4 updof ) uważa się wartość, w cenie nabycia, zużytych do wytworzenia rzeczowych elementów majątku, usług obcych, wynagrodzeń za prace wraz z pochodnymi i inne koszty dające się zaliczyć do wartości wyprodukowanych środków trwałych. Nie wlicza się tu wartości własnej pracy podatnika, jego współmałżonka i niepełnoletniego potomstwa, wydatków podstawowych zarządu, kosztów sprzedaży oraz innych kosztów operacyjnych i kosztów operacji finansowych, bez odsetek i prowizji naliczonych do dnia przekazania środka do użytku.
Jeżeli podatnik nie może wytyczyć kosztu wytworzenia. Wtedy, wartość początkową środków trwałych ustala się w wysokości określonej z wzięciem pod uwagę cen rynkowych przez biegłego, powołanego przez podatnika.
Ustawodawca przewidział też pewne uproszczenie dla podatników podatku dochodowego od osób fizycznych w wypadku budynków mieszkalnych lub lokali mieszkalnych wynajmowanych, wydzierżawianych albo używanych przez właściciela na cele prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. W takim przypadku podatnik może przyjmować jako wartość początkową w każdym roku podatkowym wartość stanowiącą iloczyn metrów kwadratowych powierzchni użytkowej tego budynku lub lokalu przyjętej dla celów podatku od nieruchomości i kwoty 988zł. W takim wypadku budynku/lokalu nie uwzględnia się w ewidencji środków trwałych. Pomimo tego, od tak wskazanej wartości dokonuje się odpisów amortyzacyjnych przy zastosowaniu stawki rocznej 1,5% bez ograniczeń czasowych czasu amortyzacji!
Zmodernizowanie środka trwałego
Jeżeli dokonaliśmy ulepszenia środka trwałego, jego wartość początkową zwiększa się o sumę kosztów na ich ulepszenie w tym także na nabycie elementów składowych lub peryferyjnych, których pojedyncza kwota zakupu przewyższa 3500 zł. Środki trwałe uważa się za udoskonalone, gdy suma funduszy poniesionych na ich polepszenie, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w określonym roku podatkowym przewyższa 3 500 zł i koszty te wpływają na wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości początkowej, mierzonej np. okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością towarów i ceną ich wykorzystywania.
Trwałe odłączenie części składowej od środka trwałego
W razie trwałego odłączenia od określonego środka trwałego elementu składowego lub peryferyjnej ,wartość początkową tego środka zmniejsza się, od następnego miesiąca po oddzielenia, o różnicę między ceną nabycia (kosztem wytworzenia) oddzielonej części a przypadającą na nią, w okresie złączenia, sumą odpisów amortyzacyjnych obliczoną przy użyciu metody amortyzacji i stawki amortyzacyjnej używanej przy obliczaniu odpisów amortyzacyjnych tego środka trwałego.
Jeżeli odłączony składnik zostanie następnie przyłączony do innego środka trwałego, w miesiącu połączenia powiększa się wartość początkową tego innego środka o w/w/wyżej wymienioną różnicę.
Z cyklu czy wiesz że? Nota odsetkowa
Noty odsetkowe można wystawiać w przypadku gdy klient spóźni się z płatnością za fakturę. Wtedy możemy naliczyć odsetki ustawowe lub umowne.