Fakturą zwiemy każdy dokument handlowy, spełniający określone wymogi, który dokumentuje umowę kupna-sprzedaży między poszczególnymi stronami. Kryteriami tymi są:
• Sprecyzowanie przedmiotu umowy kupna-sprzedaży – na fakturze podana jest nazwa przedmiotu umowy kupna-sprzedaży, jego ilość, cena i wartość,
• Dane do rozliczenia podatków – te informacje potrzebne są do określenia faktury VAT, na której, według prawa polskiego, powinna znaleźć się informacja o wysokości podatku VAT za dany przedmiot umowy kupna-sprzedaży,
• Dane identyfikujące dokument – wyjątkowość rachunku poparta jest przede wszystkim 3 jej składowymi: danymi o sporządzającym fakturę, dniu jej sporządzenia oraz numerze, jaki jej przysługuje. Każda faktura, którą wystawia wystawca ma wyjątkowy, jedyny wyłącznie dla niej numer. Sygnowanie musi zachodzić chronologicznie,
• Dane tyczące się czasu i formy zapłaty – powszechne stało się, że termin zapłaty określa się w dniach od zrobienia transakcji (może to być na przykład 14 dni). W Polsce powszechnym jest, że opłaty dokonuje się przelewem bądź gotówką. W niektórych państwach uwzględnia się również czeki,,
• Rozpoznanie stron umowy kupna-sprzedaży – zazwyczaj na fakturze przedstawiana jest szczegółowa nazwa podmiotów, którzy biorą współudział w umowie kupna-sprzedaży, razem z adresem ich siedziby lub oddziału,
• Kwota umowy kupna-sprzedaży – w polskim prawie podatkowym istnieje obowiązek zanotowania kwoty umowy kupna-sprzedaży zarówno liczbowo, jak i słownie
• Warunki dowozu.
Coraz częściej normalny podpis na rachunkach zastępuje specjalny, elektroniczny podpis.
Rachunek VAT jest zatem specyficznym rodzajem faktury, którą sporządzać powinni czynni podatnicy podatku VAT w drodze umowy kupna-sprzedaży, która podlegała opodatkowaniu VAT. Fakturą są także:
• Bilety jednorazowe na transport osób: taborem kolejowym, samochodami, transportem pełnomorskim, żeglugą śródlądową i przybrzeżną, promem czy transportem lotniczym,
• Poświadczenie płatności za przejazd płatną autostradą,,
• Dokumenty za usługi bankowe lub ubezpieczeniowe,
• Świadczenia radiokomunikacji przywoławczej
• Dowody transakcji wystawiane przez nieVATowców.
Wszystkie faktury muszą być przetrzymywane przez pięć lat i udostępniane w sytuacji kontroli stosownego organu podatkowego.