Fakturą zaliczkową jest szczególny typ faktury, który wystawia się w sytuacji dokonania przedpłaty, zadatku, zaliczki lub raty, po uiszczeniu należności za powyższe. Faktury takiej nie należy wystawiać później jak do siódmego dnia od dokonania częściowej zapłaty. Za każdą następną częścią opłaty, do siedmiu dni po, powinna iść również faktura poświadczająca umowę kupna-sprzedaży, nawet jeśli towar nie został oddany (lub usługa wyświadczona).
Niniejszy typ rachunków winien składać się z:
• Dane odwołujące się do zakupionego towaru albo usługi (kwota, wartość, ilość, nazwa, podatek),,
• Informacji o nabywcy i zbywającym (nazwy firm, nazwiska, adresy siedziby firm, imiona),
• Wielkości naliczanego podatku i jej kwoty (wyrażonej w PLN),
• Wielkość kwoty części albo całej należności brutto,
• Numery NIP obu stron,
• Czas wystawienia i numerację rachunku,
• Jeżeli wystawione były poprzedzające faktury zaliczkowe, należy podać ich daty i numery a także sumę wszystkich wcześniejszych wpłat częściowych, wyrażonych brutto,
• Oznaczenia typu rachunku (np. faktura VAT-MP)
• Dzień, miesiąc, rok otrzymania części albo całości przysługującej kwoty, o ile nie pokrywa się ona z czasem wystawienia rachunku.
Jeżeli wydarzy się taki przypadek, że faktury zaliczkowe nie będą uwzględniać całej sumy brutto, wtem zbywający sporządza fakturę w oparciu o zasady ogólne, po wydaniu towaru albo wykonaniu usługi. Sumę towaru albo świadczenia zmniejsza się mimo to o dotychczasowe wpłaty częściowych należności, tak jak i wysokość pobranego podatku musi zostać zmniejszona o uprzednio policzony, częściowy podatek z faktur zaliczkowych. Faktura ta winna uwzględniać również numery poprzednich faktur zaliczkowych.
Jeśli natomiast okaże się, że faktury zaliczkowe uwzględniały całą kwotę brutto, sprzedawca nie wystawia faktury po oddaniu towaru lub wykonaniu usługi.