Faktury zaliczkowe w VAT wystawiane są, gdy przed wydaniem produktu czy wykonaniem usługi zbywca trzyma od klienta część, a czasem całość należności. Jakie warunki powinny być spełnione?
Bardzo często zdarza się, że płatnicy VAT przed wydaniem produktu lub wykonaniem usługi otrzymują od klientów część, a rzadko całość należności, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek. Obowiązek podatkowy powstaje w momencie jej otrzymania w tej części, w jakiej została ona wpłacona.
Według art. 106 ust. 3 ustawy o VAT, ustawodawca określił obowiązek wystawienia faktury VAT w wypadku otrzymania zaliczki, a w szczególności zagadnienie wystawiania faktur zaliczkowych reguluje § 14 rozporządzenia Ministra Finansów w kwestii zwrotu podatku niektórym płatnikom.
Fakturę VAT zaliczkową wystawia się nie później niż 7 dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od klienta. Zasadę powyższą stosuje się do każdej kolejnej zaliczki. Faktura taka powinna spełniać te same wymogi co normalna faktura VAT. Musi jednak zawierać dodatkowo informacje dotyczące zamówienia lub umowy, na mocy której została wpłacona zaliczka oraz nazwę produktu (usługi), cenę netto, ilość zamówionych towarów, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia czy umowy a również daty i numery wcześniejszych faktur zaliczkowych wystawionych do tej umowy czy zamówienia oraz sumę kwot pobranych poprzednio części należności brutto.
Jeżeli zaliczka obejmuje część należności do zawartej umowy lub złożonego zamówienia, to po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi należy wystawić fakturę na zasadach ogólnych. Przyjęło się, że oznacza się ją jako końcowa, z tym że sumę wartości produktów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku zmniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych.
Faktura rozliczająca zamówienie musi zawierać także numery faktur wystawionych przed wydaniem produktu lub wykonaniem usługi. Nierzadko też zdarza się, iż faktura zaliczkowa obejmuje całą należność brutto za dostawę towaru lub usługi, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie musi wystawia już faktury, jednak z przyczyn porządkowych wystawia fakturę końcową.