Wszyscy pracodawcy mają obowiązek wypłacania wynagrodzenia, odprowadzania należnych składek ubezpieczeniowych za każdego pracownika oraz przekazywania zaliczki na PIT z każdej wypłaty. W jaki sposób zatem dobrze prowadzić kadry firmy?
Kadry to jeden z elementarnych działów w księgowości firm, zatrudniających dużą ilość osób. To tam naliczane są wynagrodzenia, składki ubezpieczeniowe , a także zaliczki na pit. Tworzone są z dokumentów przedstawiających wszelkie niezbędne, w celach naliczenia wynagrodzenia netto, podatkowych i składkowych, dane umożliwiające obliczenia, służące do stworzenia rocznych deklaracji podatkowych i składkowych. Do najistotniejszych dokumentów kadrowych należy kartoteka wynagrodzeń, składająca się z listy płac pracowników.
Kartoteka wynagrodzeń powinna składać się z takich informacji jak:
- dane o zatrudnieniu ( ewentualna data rozwiązania umowy, data zawarcia, rodzaj umowy)
- dane osobowe pracownika (imię i nazwisko, data urodzenia, miejsce urodzenia, imię ojca, imię matki, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, NIP, drugie imię, PESEL, nazwisko rodowe)
- dane o wynagrodzeniu ( premia, dodatki, płaca zasadnicza, nagrody i inne)
- dane adresowe pracownika ( gmina, numer domu, powiat, telefon, miejscowość, numer mieszkania, poczta, kraj, województwo, ulica, kod pocztowy)
Lista płac
To rodzaj dokumentu księgowego, występujący w rachunkowości, potwierdzający naliczenie wypłaty dla pracowników, wraz ze wszelkimi składkami uiszczanymi zarówno przez pracodawcę jak i pracownika. Powinna ona zawierać stałe elementy, takie jak:
- nr stron
- oznaczenie lub nazwę listy płac
- podpisy osoby akceptującej i sporządzającej
- nazwę pracodawcy
- datę sporządzenia
- miesiąc, którego dotyczy
- informacje o przyznanych prowizjach
- informacje o przyznanych nagrodach
- informacje o wysokości uiszczonej zaliczki na pit
- informacje o wysokości uiszczonych składek ubezpieczeniowych
- informacje o wynagrodzeniu netto i brutto
- informacje o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu
- wykaz nadgodzin
- informacje o przyznanych premiach
- informacje o wysokości wymiaru podstawy
- informacje o zwolnieniach chorobowych za dany miesiąc