Kasą fiskalną nazywamy przyrząd elektroniczny, zapisujące obrót ze sprzedaży detalicznej razem z odpowiednim jemu podatkiem VAT. Przymus posiadania takiej kasy posiada każdy sprzedawca, który jest płatnikiem podatku VAT oraz sprzedaje swe towary na rzecz:
• osób fizycznych , które nie są płatnikami podatku VAT,
• rolników ryczałtowych, dokonujących zakupów zarówno dla własnych potrzeb, jak i dla potrzeb działalności,,
• osób fizycznych, które są podatnikami VAT, dokonujących zakupy niezwiązane z działalnością
Sprzedawca taki winien wykazywać swój utarg przy pomocy kasy fiskalnej, jeśli przewyższy on wartość krańcową, ustaloną przez Ministerstwo Finansów. Obowiązkowo powinni to robić sprzedawcy, którzy w swoim asortymencie posiadają alkohol albo papierosy.
Cały asortyment, będący na magazynie sklepu, zaprogramowany jest na kasie fiskalnej. Kasa koduje ich nazwę, cenę i wysokość VAT, przy pomocy odpowiedniego kodu (często kreskowego). Po jego sczytaniu, towar odszukiwany jest w bazie i zapisywany na taśmie. Natychmiastowo także zmienia się stan na magazynie sklepu – zmniejsza się ilość produktów o produkt sczytany. Kasa fiskalna drukuje pierwowzór i kopię paragonu – jedną klientowi, drugą do archiwum. Role archiwum kasy powinny być przetrzymywane przez czas pięciu lat w suchym, chłodnym miejscu. Jest to wymóg niezbędny w przypadku nietrwałego druku, który łatwo zanika podczas przechowywania.
Codziennie sprzedawca obowiązany jest do robienia na koniec dnia tzw. raportu dziennego fiskalnego. Jest to zamknięcie dnia pracy i obrotu z niniejszego dnia. Raporty codzienne są zapisywane w pamięci kasy fiskalnej, którą w nienaruszonym stanie (bez śladów otwierania, modyfikacji itp.) należy przetrzymywać przez 5 lat i okazywać na żądanie adekwatnego organu kontrolującego.
Wszystkich przeglądów i napraw, może dokonywać wyłącznie autoryzowany dostawca kas fiskalnych, posiadający niezbędne uprawnienia. Takie zdarzenia zapisywane są w odpowiedniej księdze, którą także przedstawia się odpowiedniemu organowi podczas kontroli.
Po zakupie, kasa działa w trybie szkoleniowym, dlatego można bez najmniejszego problemu sprawdzić wszystkie jej funkcje, wprowadzić asortyment, podszkolić siebie oraz pracowników. Dopiero po wprowadzeniu w jej pamięć Numeru Identyfikacji Podatkowej firmy, wszystkie wprowadzane informacje, zapisywane są w pamięci kasy rejestrującej.