Kasą rejestrującą, zwaną inaczej kasą fiskalną, nazywamy urządzenie, za pomocą którego sprzedawca ewidencjonuje swój obrót. Obrót ten powinien być rejestrowany przez kasę w przypadku przekroczenia pewnego, określonego przez Ministerstwo Finansów, progu lub w sytuacji, gdy sprzedawca sprzedaje alkohol albo wyroby tytoniowe. By posiadać kasę rejestrującą, wypełniony powinien być jeszcze kolejny wymóg. Odbiorcami powinny być osoby fizyczne, które nie są płatnikami podatku VAT lub rolnicy ryczałtowi.
Za pomocą kasy rejestrującej, dokumentować można każdą sprzedaż towaru, który znajduje się na stanie magazynowym. Po sczytaniu specjalnego kodu, odpowiedniego tylko jednemu towarowi, zachodzi zmiana w stanie magazynowym sklepu, a wszystkie informacje powiązane z towarem (nazwa, stawka PTU, cena), drukowane są na specjalnym paragonie. Kasa koduje kupno na paragonach w 2 egzemplarzach: dla klienta oraz do archiwum. Paragony te posiadają takie samo brzmienie a także muszą zawierać:
• Numer następny wydruku,
• Wartość sprzedaży zwolnionej z podatku,
• Adres miejsca sprzedaży,
• Następny numer paragonu,
• Datę i godzinę transakcji,
• Logo fiskalne oraz numer unikalny pamięci fiskalnej kasy (gdy istnieje większa liczba miejsc kasjerskich),
• Nazwę oraz cenę towaru lub usługi,
• Łączną suma podatku,
• Następny numer kasy oraz oznaczenie kasjera,
• NIP sprzedającego,
• Łączną suma należności,
• Wartość sprzedaży oraz podatku według przyjętych stawek,
• Imię i nazwisko lub nazwę zbywającego,
• Ilość sprzedanego towaru lub usługi
Paragon posiadać winien również specyficzną wielkość. Wysokość liter czy liczb, jakie się na nim pojawią, nie powinna być mniejsza niż 2,5 mm, a ich liczba w linii nie mniejsza niż 17. W przypadku nazwy produktu lub świadczenia – 12 lub więcej. Taśma paragonu fiskalnego powinna mieć 28mm lub więcej. Rachunek taki winien być czytelny tak, aby nabywca bez problemu mógł sprawdzić poprawność wykonanej transakcji.
Archiwum rachunków, w postaci rolki zadrukowanego papieru paragonowego, winno być przetrzymywane przez czas 5 lat. W razie jakiejkolwiek kontroli specjalnego organu kontroli, informacje te powinny być udostępnione celem sprawdzenia prawidłowości tworzonej ewidencji.