Prawodawca szczegółowo opisał momenty, kiedy to właściciele firm mają prawo stworzyć dowód wewnętrzny. Kiedy zatem więc można tego dokonać?
Podatnicy zobowiązani do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów nie mają obowiązku posiadać dowodu zakupu, sporządzonego przez sprzedawcę. Nie każdy wydatek może także być w księdze ujęty muszą być ujęte w księdze przychodów i rozchodów na podstawie dokumentu zewnętrznego. [W takich sytuacjach, wypisuje się|Wystarczy wypisać dowody wewnętrzne. Jednak zgodnie z §14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów, z dnia 26 sierpnia 2003 roku, w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, można je sporządzić jeśli dotyczą:
- wydatków związanych z parkowaniem samochodu jeżeli są one poparte dokumentami, niezawierającymi informacji, o których mowa w paragrafie 12 ust. 3 pkt 2 (czyli np. danych nabywcy). Podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest kupon, bilet z parkometru, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu
- zakupu od ludności, sklasyfikowanych w PKWiU, jagód, grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00)
- zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów zwierzęcych i roślinnych, które nie są przerobione sposobem przemysłowym ,jak też przetworzonych sposobem przemysłowym, jeśli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych ,jak również przetwórstwie mleka , na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt
- wydatków mających związek z opłatami za czynsz, telefon, wodę, gaz, energię elektryczną i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, przy czym podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument potwierdzający całość opłat na te cele
- opłat sądowych i notarialnych
- kosztów diet oraz innych należności za czas podróży służbowej pracowników , a także wartości diet z tytułu podróży służbowych osób , które prowadzą działalność gospodarczą oraz osób z nimi współpracujących, przy czym taki dowód wewnętrzny powinien zawierać co najmniej: cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, imię i nazwisko, stawkę i wartość przysługujących diet, data i godzina wyjazdu oraz powrotu
- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli, prowadzonej przez podatnika
- zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych
- zakupu od ludności odpadów po użytkowych, które stanowią surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych , a także przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych