W przypadku firm, które do celów swojego działania używają pojazdy najmowane lub prywatne, winno być prowadzone rozliczenie, popularnie nazywane kilometrówką. Ma to swoje użycie w sytuacji tak zwanych jazd lokalnych. Kilometrówka ewidencjonowana musi być zarówno wtedy, kiedy auta użytkowane są cały czas, jak i wtedy, gdy jedynie czasami. Ewidencja winna zawierać:
• Charakterystykę trasy,
• Stawkę za kilometr przebiegu,
• Kolejny numer wpisu,
• Pojemność silnika,
• Liczbę realnie przebytych kilometrów,
• Podpis zatrudniającego i jego dane,
• Numer rejestracyjny auta,
• Imię i nazwisko osoby użytkującej auto,
• Datę i cel wyjazdu
Konieczność tworzenia kilometrówki jest po stronie firm korzystających z powyższych samochodów osobowych albo innych, o ładowności nieprzekraczającej 3,5 t (z odstępstwami).
Wielkość stawek rozliczeniowych dla firm z sektora publicznego, określana jest przez zarządzenie ministra pracy i polityki społecznej (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r., Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.)), w pozostałych przedsiębiorstwach naliczenia takie regulowane są przez wewnętrzne prawo (np. regulamin wynagrodzeń).
Dla ułatwienia a także sprecyzowania, prawodawca ustalił pewne limity kilometrów, które kształtują się następująco:
• 300 kilometrów – gminy do 100 tys. mieszkańców
• 500 kilometrów – gminy powyżej 100 tys. mieszkańców
• 700 kilometrów – gminy powyżej 500 tys. mieszkańców
Istnieją jedynie 2 odstępstwa w rozliczaniu kilometrów jazd lokalnych:
• Służba leśna ma przypisaną wartość 1500 km miesięcznie
• Służby ratownicze oraz tym podobne, mają do rozjeżdżenia 3000 km miesięcznie
Pracodawca, który nie jest w sferze budżetowej, ma możliwość określić mniejszy limit kilometrów, mimo to nie powinien go przekroczyć. Koszty powiązane z liczbą wyjeżdżonych kilometrów, nie podlegają przymusowi płacenia rat na ubezpieczenie społeczne. Opłaty te naliczane są dopiero po przekroczeniu scharakteryzowanego prawem limitu kilometrów, ale tylko od kwoty przewyższającej ten limit.