W większości firm używa się różnego typu samochodów, do celów związanych z funkcjonowaniem firmy. Nie do wszystkich takich pojazdów prowadzi się ewidencję rozjazdów, czyli tak zwaną kilometrówkę.
Nakaz tworzenia pośród zatrudnionych kilometrówki posiada pracodawca, który w swej działalności korzysta z samochodów najmowanych lub którego pracownicy wykorzystują do pracy swoje osobiste pojazdy. Pojazdy, osobowe lub inne, używane w wyżej wymieniony sposób, nie mogą przewyższać ładowności 3,5 t (z odstępstwami).
W powyższy sposób nie należy ewidencjonować aut, będących własnością przedsiębiorstwa, które rozliczane są jako środki trwałe, ani też pojazdów kupionych w drodze leasingu.
Na podstawie zarządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r., określone zostały opłaty za kilometr przejechanej, w obszarze jazd lokalnych, trasy. Ustalone były także miesięczne limity możliwych do rozjeżdżenia kilometrów. W sytuacji firm, których siedziba znajduje się w gminach, liczących do 100 tysięcy zamieszkałych, jest to 300 km miesięcznie. Firmy w gminach powyżej 100 tysięcy zamieszkałych, mogą ich wyjeździć 500 km. Zaś w najlepszej sytuacji są przedsiębiorstwa, które leżą na obszarze gmin powyżej 500 tysięcy zamieszkałych – mogą ich wyjeździć aż 700 km. Są to wielkości ustalone odgórnie przez prawodawstwo, stąd też zastosowanie mają głównie w sferze budżetowej, jednak pracodawcy prywatni, muszą także przestrzegać, by nie przekroczyć powyższych zakresów. Mają możliwość natomiast zastosować mniejsze wielkości.
Kilometrówki zwolnione są od rat na ubezpieczenie społeczne, ale jedynie do wysokości wyżej wymienionych zakresów. Jeżeli zostaną one przewyższone, od kwoty przewyższającej, naliczyć trzeba ww. składkę.
Pamiętać trzeba także o prawidłowości tworzonej ewidencji pojazdów, w której pojawić się powinny:
• Liczba realnie przejechanych kilometrów,
• Następny numer wpisu,
• Podpis pracodawcy oraz jego dane,
• Dzień oraz cel podróży,
• Wielkość silnika,
• Stawka za kilometr trasy,
• Charakterystykę trasy,
• Numer rejestracyjny auta,
• Nazwisko oraz imię osoby korzystającej z pojazdu