Faktura VAT jest dokumentem handlowym, potwierdzającym operację gospodarczą, między sprzedawcą a nabywającym. Powinność używania faktur VAT określa Ustawa z dnia 11.03.2004 o podatku od towarów i usług, z późniejszymi zmianami, zwana potocznie 'Ustawą o VAT'.
Zwrócić uwagę powinno się, iż fakturę VAT powinno się wystawić nie później niż z datą zaistnienia obowiązku podatkowego, nie wcześniej jednakże niż 30 dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego. Normy te nie dotyczą wystawiania faktur VAT w temacie dystrybucji energii elektrycznej i cieplnej, gazu, usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych oraz usług wskazanych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy o usługach komunalnych, pod warunkiem, że faktura VAT zawiera dokładne informacje, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.
Do najczęściej wystawianych faktur zaliczyć można: Faktura VAT marża to dokument, który stosują ci, którzy upełnomocnieni są do płacenia podatku zgodnie z procedurą marża. Procedurę ową wykorzystują np. płatnicy świadczący usługi z zakresu turystyki oraz ci, którzy świadczą usługę dostawy towarów używanych. Zgodnie z ustawą o VAT, marża to różnica między kwotą należności, jaką powinien uiścić klient usługi lub towaru, a ceną, jaką zapłacił płatnik towarów lub usług zakupując je od innych płatników (transport, wyżywienie, ubezpieczenie, zakwaterowanie). Faktura marża jest dokumentem znacznie bardziej uproszczonym, niż zwykła faktura VAT. Nie musi ona zawierać następujących danych:
- stawka podatku,
- cena jednostkowa netto,
- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto,
- wartość sprzedaży netto,
- suma wartości sprzedaży z uwzględnieniem stawki
Podatnicy nie muszą wyszczególniać na fakturze VAT swojej marży. W fakturze wpisują tylko:
- adresy,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy,
- nazwę towaru lub usługi,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,
- kwotę należności ogółem wyrażoną cyframi oraz słownie dzień
Faktura VAT zaliczkowa jest dokumentem, mającym na celu potwierdzić, że należność za wydany produkt lub wykonaną usługę została pobrana bądź w całości, bądź w części, przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Jeśli zatem sprzedawca lub wykonawca usługi otrzymał wcześniej przedpłatę, zaliczkę, zadatek, czy ratę, fakturę wystawia się nie później niż 7 dnia od daty otrzymania kwoty.Faktura zaliczkowa , zawierać powinna :
- stawkę podatku, oznaczenie 'Faktura VAT' lub 'Faktura VAT-MP' ,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży,
- daty wystawienia oraz numery poprzednich faktur zaliczkowych (jeżeli je wystawiano) oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto,
- dane dotyczące zamówienia lub umowy,
- kwotę podatku,
- datę otrzymania części/ całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli ta nie pokrywa się z datą wystawienia faktury,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy i nabywcy,
- kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto
W przypadku, gdy faktury zaliczkowe nie pokrywają całej sumy brutto, sprzedający - po sprzedaży] towaru lub wykonaniu usługi - wystawia fakturę na zasadach ogólnych. Sumę wartości produktów lub usług w tym przypadku, zmniejsza się o wartość otrzymanych części należności, natomiast wartość podatku zmniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności. Faktura ta powinna obejmować numery faktur wystawionych przed przekazaniem produktów lub wykonaniem usługi.
W sytuacji, gdy faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca nie wystawia faktury w terminie podanym wyżej. Jeżeli po wystawieni faktur zaliczkowych nastąpi konieczność do zastosowania innej stawki VAT, wówczas należy wystawić fakturę korygującą.
Faktura pro forma jest typem dokumentu, który nie należny do dokumentów księgowych. Jest on zapowiedzą, że dokument, np. faktura VAT, zostanie wystawiony. Polskie przepisy nie regulują kwestii wystawiania faktur pro forma, faktury te mimo to funkcjonują w obrocie gospodarczym i chętnie wykorzystywane są przez przedsiębiorców.
Faktura pro forma mieści w sobie identyczne szczegóły, co faktura handlowa, różni ją tylko wyróżnik 'Faktura pro forma' w miejsce 'Faktura VAT'. Na uwadze mieć, że faktura pro formy nie zwalnia podatnika z konieczności wystawienia faktury według wymogów ogólnych, gdyż sama nie tworzy dowodu dokonania transakcji. Nie jest zatem w świetle ustawy dowodem księgowym, a co za tym idzie płatnik nie ma sposobności zamieszczenia jej w rejestrze zakupów, rejestrze VAT oraz w konsekwencji w deklaracjach VAT.
W handlu faktura pro forma spełnia funkcję swego typu propozycji transakcji sprzedaży (towaru lub usług). Pełni ona funkcję informacyjną, za sprawą tego, że z jej pomocą sprzedający ilustrują kontrahentom warunki umowy sprzedaży. Co oznacza jej strony, przedmiot sprzedaży, cenę sprzedaży i termin uregulowania należności. Ponadto faktura pro forma może być uważana za dowód przyjęcia zlecenia, natomiast dla zamawiającego może być informacją o konieczności wpłacenia zaliczki przed przyjęciem towaru albo świadczeniem usług.