Z zagadnieniem dokumentu mamy do czynienia aż za często. Dlatego też powinniśmy wiedzieć, czym w rzeczywistości jest dokument oraz w jaki sposób używać należy niektóre jego wzory a także szablony, które upraszczają nam życie.
Dokumentem jest dla nas świadectwo ukończenia szkoły, akt notarialny, dowód osobisty, umowa, prawo jazy a często też ważny mail, lub inna informacja spisana elektronicznie bądź odręcznie. W takim gąszczu tak samo nazywanych pism, ciężko utworzyć uniwersalną definicję, która obejmowałaby wszelkie rodzaje tzw. „dokumentów”. Można jednak stwierdzić, iż pisma, o zwiększonej randze ich ważności. W taki prosty sposób scharakteryzować można większość znaczących pism, jednak na uwadze mieć należy, iż nie idzie tu o ważność, czy też sentyment, jaki dana osoba czuje w stosunku do dokumentu, ale ważność dla większej liczby osób, urzędu/ów, instytucji państwowych, czy religijnych. Niniejsze rozumienie także nie wyczerpuje sprawy, mimo to pozwala nakreślić niejakie zagadnienia o pismach.
Budowanie pisma, w zależności od jego zawiłości, może stać się kwestią czasochłonną, stąd też wielokrotnie używa się w niniejszym celu różnego rodzaju wzory i szablony. Korzyścią wypływającą z ich zastosowania jest m.in. oszczędność czasu, który możemy zużyć w innych celach. To również uproszczenie pewnych trybów, które wynikają m.in. z umiejętności budowania dokumentów prawnych, czy też reguł budowania dokumentów w ogóle. Czym zatem są wzory i szablony?
Można powiedzieć, że są to pewne schematy, w myśl których można w dość prosty i szybki sposób utworzyć inne, podobne pismo urzędowe, lub inne. W sytuacji szablonów, będziemy mieli tutaj do czynienia z uzupełnianiem stworzonych wcześniej miejsc edycji, po których uzupełnieniu tworzy się dokument. Jest to bardzo przydatne w pracy urzędniczej, albo takiej, gdzie do czynienia mamy z seryjnością, czy powtarzalnością dokumentów o tym samym znaczeniu. Wzorem zaś możemy nazwać pismo, na przykładzie którego można utworzyć całkiem nowy dokument. Ten rodzaj schematu wymaga od twórcy nowego dokumentu nieco większej uwagi i zaangażowania, ponieważ dane uwzględnione we wzorze nie są przepisywane co do słowa, a jedynie przypasowywane do określonej sytuacji.
Należy zatem wykorzystywać ułatwienia, które dają nam wzory i szablony. W ten sposób bardzo prosto i szybko stworzymy adekwatny typ pisma.