Szablon dokumentu to podstawa dla tworzonych kolejno nowych dokumentów. Ułatwia i przyspiesza pracę w przedsiębiorstwie.
Szablon zawiera zazwyczaj zdefiniowane style i opcjonalnie część elementów dokumentu. Ma na celu ułatwić formatowanie dokumentu. Korzystając z zrobionego szablonu, nie musimy opracowywać dokumentu za każdym razem. Używamy jego bazowej opcji. Uzupełniamy jedynie dane w polu jego edycji. W tym momencie przyspieszamy i znacznie ułatwiamy pracę związaną z opracowaniem danego dokumentu. Tyczy się to szczególnie tych dokumentów , z których najczęściej korzystamy. Wśród nich m.in. :
- rachunki,
- potwierdzenia zapłaty,
- wezwania do zapłaty,
- umowy o pracę,
- faktury ,
- umowy o dzieło.,
- potwierdzenie odbioru,
- umowy zlecenia
Przykładem są również faktury abonamentowe w rachunkowości. W tym przypadku specjalny program do faktur, wystawia automatycznie faktury na zasadzie szablonu.
Szablony można, a nawet powinno się modyfikować, by były spójne z systemem identyfikacji wizualnej własnego przedsiębiorstwa. W związku z tym ważne jest umieszczenie na nich logo i zastosowanie danego stylu, wyglądu i czcionki. W ten sposób dokumenty przedsiębiorstwa nabiorą indywidualnego charakteru na tle konkurencji i będą ze sobą spójne. Nie powinno się przesadzać z wybujałą kolorystyką i wymyślną stylistyką danego dokumentu. Szablony powinny być proste i czytelne.