Wzorem dokumentu możemy mianować każdy wzorzec, na zasadzie którego był utworzony inny dokument. Użycie wyżej wspomnianego wzoru w znaczący sposób pozwala skrócić okres tworzenia dokumentu. Korzystając ze wzoru dokumentu, możemy również zminimalizować sytuacje wystąpienia przekłamań w dokumencie, który stworzyliśmy.
Specyficznym rodzajem dokumentu, jest dokument rachunkowy, jaki tworzy się w sytuacji utrwalenia na piśmie
procesów gospodarczych, jakie zachodzą między określonymi podmiotami bądź stronami. Niniejszy dokument często nazywany jest dowodem, ponieważ na jego kanwie mamy możliwość dowodzić swoich pretensji zarówno u partnera gospodarczego, jak i przed szczególnie do niniejszego celu przeznaczonym organem kontroli czy organem wykonawczym.
I tak też mamy możliwość podzielić je na:
• Zewnętrzne obce - stworzone przez zewnętrznych kontrahentów, np. rachunki i faktury,
• Zbiorcze – służą dokonaniu łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych,
• Wewnętrzne – poświadczające operacje wewnątrz organizacji, są to np. obrotu środków trwałych,, obrotu magazynowego, dokumenty obrotu kasowego ale również listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Zewnętrzne własne – stworzone przez organizację i oddane w prawidłowym brzmieniu kontrahentowi,
• Zastępcze – stworzone do momentu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego,
• Rozliczeniowe – dokumenty, które charakteryzują wcześniej dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych,
• Korygujące.
Dowody księgowe odgrywają istotną funkcję również jako podstawa sprawozdania finansowego oraz źródło analizy ekonomicznej. Powinny być współmierne z przebiegiem operacji gospodarczej, dlatego nie powinny mieć w żadnym wypadku błędów, poprawek lub prób wymazania danych. Dokument z powyższymi zmianami można bardzo łatwo zakwestionować.
Dowód księgowy musi posiadać między innymi:
• Nazwę i adres osoby, firmy lub instytucji dokonującej operacji gospodarczej,
• Numer identyfikacyjny dokumentu,
• Datę zdarzenia oraz czas stworzenia dowodu rachunkowego,
• Ustalony typ dowodu,
• Opis działania, jego wartość, jednostki,
• Sygnatury osób biorących udział w operacji gospodarczej,
• Zapis potwierdzający kontrolę oraz zaklasyfikowanie dowodu w księgach rachunkowych.
Dowód powinien być sporządzony w sposób jasny oraz zrozumiały dla obu stron, jak i jednostek kontrolnych, ale także musi być przygotowany w języku polskim, a wszystkie waluty, jakie się w nim znajdą, muszą być zapisane w walucie polskiej (przeliczone po kursie z dnia dokonania operacji gospodarczej). Niedopuszczalne jest tłumaczenie niniejszych dokumentów.