Osoba, która dostała fakturę zaliczka ma możliwość odpisać podatek naliczony z faktury zaliczka w rozliczeniu za czas, w którym ją dostała. Faktura zaliczkowa jest specyficznym rodzajem rachunku, który jest tworzony w przypadku dostania zaliczki za towar, albo usługę. Rachunek ten bezwzględnie musi posiadać standardowe fragmenty standardowej fakturki i posiadać oznaczenie 'zaliczka'. Faktura tego typu nie jest przychodem przy liczeniu podatku od dochodu, lecz należy ją wpisać do rejestru VAT.
Fakturę sporządza się również 7 dni od dnia, w którym pobrano przedpłatę. Do wypisywania faktur zaliczka najbardziej nadaje się program do faktur stworzony przez mediait. Jest to rzeczywiście przydatny program, który znaleźć można w internecie. Faktura końcowa VAT, to zamykająca faktura zaliczkowa VAT. Od normalnej zaliczki wyszczególnia się tym, że należy ją wrzucić do ewidencji przychodów. Jeżeli zapotrzebowanie dotyczy usługi bądź ładunku objętych różnorodnymi stawkami VAT, musimy adekwatnie do opisu złożonego zapotrzebowania podsumować podatek. Jeżeli pobrane wpłaty są całym zamówieniem, powinno się wystawić fakturę zaliczkową końcową, którą powinno się zaksięgować do księgi przychodów i rozchodów. Jeżeli przedpłaty będą większe od zamówienia, musimy sporządzić korektę faktury zaliczka. Faktura zaliczkowa musi uwzględniać historię wszystkich wcześniej uiszczonych przedpłat,a także charakterystykę zamówienia.
Faktura VAT powinna posiadać takie dane:
* Opis towaru,
* Stawkę podatku,
* Koszt netto X ilości,,
* Wartość brutto,
* Koszt netto,
* Ilość,
* Kwotę podatku
Faktura zaliczka powinna uwzględniać informacje takie jak:
* Stawki podatku z wartościami,
* Dane sprzedającego,
* Informacje o nabywcy,
* Nr faktury np. FVS 6/4/2009,,
* Dzień, miesiąc, rok sporządzenia dokumentu sprzedaży,
* Koszt brutto