Płatnik składek ma zadanie obliczać, odpisywać, regulować i opłacać opłaty za każdy miesiąc kalendarzowy. Rozliczenia dokonywane są na aktach rozliczeniowych – zestawienie dokumentów dotyczący określonego m-ca składa się z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA i załączonych do niej raportów miesięcznych ( ZUS RSA, ZUS RCA, ZUS RZA ).
Deklaracja ZUS DRA – dokument ogólny dotyczący wszelkich tytułów oraz wszystkich ubezpieczonych. Rozliczane są w niej składki na zdrowotne, FP i FGŚP, ubezpieczenia społeczne ale także wypłacone w tym samym miesiącu zasiłki oraz zasiłki rodzinne oraz pielęgnacyjne.
Płatnik regulujący opłaty jedynie na swoje ubezpieczenie, przekazuje do ZUS wyłącznie oświadczenie rozliczeniowe ZUS DRA bez raportów miesięcznych. Jeśli płatnik ten w ostatnio przedstawionym oświadczeniu podał jako zasadę wymiaru opłat na ubezpieczenie społeczne 30% najmniejszego honorarium albo 60% przeciętnego, a na ubezpieczenie zdrowotne kwotę najmniejszej podstawy wielkości składek, jest zwolniony z konieczności składania deklaracji rozliczeniowej za kolejny miesiąc. Osoba ta jest uwolniona od konieczności składania dokumentów rozliczeniowych za kolejny miesiąc także wówczas, kiedy zmiana w stosunku do miesiąca poprzedniego jest spowodowana jedynie zmianą najmniejszego honorarium albo przeciętnego wynagrodzenia.
Czas składania:
płatnik składek zobowiązany jest przesłać oświadczenie rozliczeniowe, imienne sprawozdania miesięczne a także opłacić opłaty za dany miesiąc, nie później niż:
o do piątego dnia następnego m-ca – dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych,
o do dziesiątego dnia następnego m-ca – dla osób fizycznych, opłacających opłatę jedynie za siebie,
o do 15 dnia następnego m-ca – dla pozostałych płatników.
Miejsce składania:
oświadczenie rozliczeniowe oraz imienne sporządzenia miesięczne płatnik opłat przekazuje bezpośrednio do wskazanej przez ZUS jednostki organizacyjnej.
Opis deklaracji ZUS DRA:
1. Informacje organizacyjne
•liczba w polu 01 oznacza czas składania deklaracji
•numer deklaracji jest prawie każdorazowo taki sam – 01 – natomiast kolejne dane charakteryzują m-c oraz rok, za który określona deklaracja była sporządzona
2. Informacje określające płatnika składek
•dane określające przedstawione w oświadczeniu muszą być takie same z tymi przedstawionymi w druku ZUS ZFA
3. Inne informacje
•w miejscu 01 wpisujemy liczbę osób ubezpieczonych
•pozycja 02 wskazuje czy płatnik stara się o dofinansowanie pracowników z PFRON lub budżetu państwa
•w miejscu 03 przedstawiona jest obowiązująca konkretnego płatnika wysokość ubezpieczenia wypadkowego
4. Zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne oraz źródeł finansowania
5. Zestawienie wydanych świadczeń, które podlegają rozliczeniu w wielkość składek na ubezpieczenia społeczne
6. Obliczenie części IV i V
• finalna kwota rat na ubezpieczenia społeczne pozostała po rozliczeniu wydanych świadczeń podchodzących pod rozliczenie w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne
7. Zestawienie należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne
• składka na ubezpieczenie zdrowotne nie podpada żadnym ulgom – jest identyczna
taka sama zarówno w ulgowej jak i normalnej wysokości rat ZUS
8. Zestawienie przysługujących składek na FP oraz FGŚP
9. Zestawienie przysługujących składek na fundusz emerytur pomostowych
10. Deklaracja dochodu (dotyczy osób, które opłacają składki tylko za siebie)
11. Oświadczenie płatnika składek
• w polu 01 winna pojawić się data zgodna z terminami ustawowymi
Archiwizacja:
kopie oświadczeń obliczeniowych i poprawy tych dokumentów płatnik ma obowiązek przechowywać przez okres dziesięciu lat od daty ich przekazania do ZUS. Mogą być przechowywane w formie dokumentu pisemnego albo elektronicznego.